|
|
||||||||||||
|
MS Office 2007 – video návody |
||||||||||||
|
|
||||||||||||
|
Manuál pre školenia aplikácií balíka MS Office
(MS Excel, MS Word, MS Outlook ...), |
||||||||||||
|
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||
|
Školiace videá sú vytvorené a uložené vo formáte *.swf. Bezproblémové prehrávanie flashu v prehliadači (Internet Explorer, FireFox či iný) zabezpečuje Plugin Adobe Flash Player. Podrobnejšie informácie o plugine a download najnovšej verzie (anglicky) je na stránke: http://get.adobe.com/flashplayer/ ). Podrobný popis riešenia prípadných problémov s inštaláciou je na stránke (anglicky): http://kb.adobe.com/selfservice/viewContent.do?externalId=tn_19166. Návod na inštaláciu v slovenčine: http://www.gardentown.sk/download/index.html
Pre prevádzku cvičných príkladov a úloh je nutné mať nainštalované aplikácie balíka MS Office, minimálne MS Word a MS Excel.
Samotné video sa spustí kliknutím na hyperlinku príslušného videa. V závislosti od rýchlosti pripojenia (pri bežnom DSL pripojení cca 15 – 30 sekúnd) sa video najskôr načíta a následne automaticky spustí. Video je možné kedykoľvek zastaviť, spustiť od začiatku alebo presunúť sa na konkrétny obrázok videa.
|
|
TIP1: Ak vidíte v prehliadači iba časť videa, stlačte F11, okno prehliadača sa rozšíri na celú obrazovku (vrátenie do pôvodného stavu, tiež F11).
TIP2: Spustenie videa z Wordu: stlačiť a držať klávesu CTRL a kliknúť na linku videa.
· Štruktúra konkrétnej úlohy a jej riešenia
Všetky tu uvedené materiály (zadania, riešenia, prílohy, videá ) tvoria podkladové a pomocné materiály pre školenie danej témy (resp. okruhu tém). To znamená, že komplexná informácia je školenému poskytnutá pri použití týchto pomôcok zároveň s odborným výkladom.
Po ukončení školenia zostávajú materiály účastníkom školenia, aby si sami mohli celý proces kedykoľvek zopakovať a získané vedomosti utvrdiť.
Každá téma má rovnakú štruktúru:
1) Zadanie (resp. Otázka) – krátky popis (požiadavka) riešeného problému,
2) Riešenie (resp. Odpoveď) – pár bodová postupnosť krokov, ktorými je možné zadanie vyriešiť (zodpovedať otázku),
3) Prílohy – externé súbory (zväčša XLS, DOC, MDB) použité pri riešení zadaní, resp. súbory s finálnym riešením
4) Videá – „krok za krokom“ odchytené obrazovky, ktoré chronologicky zachytávajú celý proces riešenia zadania
Excel je často používaný ako nástroj spracovania a vyhodnotenia veľkej množiny údajov (databáz), zvyčajne získaných z externých zdrojov alebo informačných systémov (účtovníctva, sklady, predaje ...).
Údaje býva nutné spracovávať priebežne, napr. mesačné uzávierky, prehľady a reporty. Nad zdrojovými údajmi je zvyčajne treba vykonať (jednorázovo alebo pri každom spracovaní) množinu rôznych operácií, ako vyhľadávanie, filtrovanie, triedenie (sortovanie), výpočtové operácie, atď.
Nižšie popisovaný okruh úloh rieši uzavretý cyklus od načítania údajov z externej databázy, cez jej spracovanie a úpravu údajov, až po generovanie finálnych prehľadov a reportov (kontingečná tabuľka).
TIP 1 ( ...NIE KAŽDÝ VIE ...): kombinácia
stlačených kláves pre jednotlivé operácie závisí od nastavenia primárneho
jazyka v regionálnych nastaveniach (Regional and
Language Options).
PRÍKLAD – Zobrazenie dialógu formátu bunky: Keyboard EN: CTRL + 1, Keyboard Slovak: CTRL + SHIFT + 1
POZOR !!!: Platí i keď si klávesnicu v aplikácii prepnete
Pre túto príručku predpokladáme ako primárnu slovenskú klávesnicu.
TIP 2: Klávesové skratky pre Keyboard US vidíte pri voľbe príslušného príkazu z hlavnej ponuky:
· Prílohy pre celú skupinu úloh:
Northwind.mdb – MS Access vzorová databáza s ekonomickou agendou
Book1.xlsm – XLS zošit – finálny stav po vyriešení všetkých zadaní (pre porovnanie)
· 1) Import údajov z externej databázy (MS Access MDB)
- ZADANIE:
Importovať údaje z externej databázy (MDB), tak aby ich bolo možné priebežne zo zdroja aktualizovať.
Zdroj: ../db1/Northwind.mdb, tabuľka (Invoice) // faktúry
Spresnenie: od 3-tého riadku // !!! dôležité pre nasledujúce úlohy
- RIEŠENIE (XL 07 – SK):
1. Záložka Údaje /skupina Získať externé údaje) / ikonka „Z programu Access“
2.
Zadať
zdroj údajov:
- manuálne: C:/../db1/Northwind.mdb,
- preklikaním cez dialóg: My Computer –> disk
C: –> ../db1/Northwind.mdb
3. Vybrať tabuľku Invoice (faktúry)
4. Vložiť na pozíciu B3 aktuálneho listu
- VIDEO:
WMV – db_01_o7_ImportMdb.wmv
SWF – db_01_o7_ImportMdb.htm
· 2) Zmeniť vlastnosti importu externých údajov
- ZADANIE:
zmeniť názov oblasti externých údajov,
zabezpečiť prepísanie údajov pri aktualizácii databázy,
zabezpečiť zachovanie vzorcov (pomocné vzorce z importovaných údajov, ktoré budú vytvorené neskôr)
otestovať obnovu údajov zo zdroja
- RIEŠENIE (XL 07 – SK):
1. Vybrať ľubovoľnú bunku v priestore importovaných údajov
2. Záložka Údaje /skupina Pripojenia / kliknúť na ikonku 
Vlastnosti
3. V dialógovom okne urobiť
nasledovné úpravy:
- zaškrtnúť (ak už nie je): Zachovať zoradenie …, Prispôsobiť šírku stĺpca, Zachovať
formát buniek
- zvoliť voľbu Prepísať jestvujúce bunky ...
4. V dialógovom okne kliknúť na
ikonku
a urobiť nasledovné
úpravy:
- pole Názov pripojenia – prepísať na Northwind_FA
5. Stlačiť OK, OK
6. Označiť všetky riadky od riadku 13 (TIP: postaviť sa na B13, stlačiť CTRL + SHIFT + šípka dole, stlačiť dva krát SHIFT + medzerník),
7. Odstrániť všetky označené riadky (TIP: klávesová skratka CTRL + - (kláves mínus)
8. Záložka Údaje /skupina Pripojenia / kliknúť na ikonku
Obnoviť všetko (TIP: klávesová skratka CTRL
+ ALT + F5)
- VIDEO:
WMV – db_02_o7_ExtDat_Vlastnosti.wmv,
SWF – db_02_o7_ExtDat_Vlastnosti.htm
POZOR: Po aktualizácii údajov z externého zdroja budú zachované IBA vzorce vytvorené BEZPROSTREDNE VPRAVO od importovaných údajov.
· 3) Zmeniť font – „vidieť naraz viac“, upraviť formáty buniek
zmeniť formát zobrazenia celej tabuľky
viditeľnosť viac údajov na obrazovke voľbou užšieho fontu // font Arial Narrow
nastaviť formát numerických polí – stĺpec W až AA // Standard
(2 des. miesta, oddeľovač tisícov,
záporné čísla červenou)
nastaviť formát – stĺpec Discount // percento
1.
Záložka Nástroje
tabuliek - Návrh /skupina Štýl
tabuliek / kliknúť na ikonku 
(vpravo od vzorových
štýlov), vybrať svetlý štýl tabuľky
2.
označiť všetky
bunky
- klávesnica - CTRL + A
- myš: klik na obdĺžnik nad záhlavím riadkov, vľavo od záhlavia stĺpcov
3. Záložka Domov /skupina Písmo / vybrať font Arial Narrow (úzky font),
4. Dvojklikom na rozhraní záhlaví stĺpcov B a C automaticky upraviť šírku stĺpcov
5.
Označiť stĺpce
W:X, zobraziť dialóg formátovania
– Záložka Domov /skupina
Číslo / kliknutím na ikonku 
v spodnej
časti skupiny otvoriť dialóg: (TIP: CTRL + SHIFT + 1),
6. Záložka Number (Číslo), kategória Number (Číslo), formátovať čísla na 2 des. miesta, oddeľovač tisícov, mínusové čísla červenou,
7.
Označiť stĺpec
Y a formátovať čísla ako
percento (analogicky ako bod 5 a 6), alebo cez ikonu percenta v skupine Číslo, cez ikonu Pridať
desatinné miesto 
pridať 2 desatinné
miesta,
8.
Označiť stĺpce
Z:AA a formátovať čísla
Standard
(analogicky ako bod 5 a 6),
alebo cez ikonu Oddeľovač tisícov 
- VIDEO:
WMV – db_03_o7_FormatDbCells.wmv
SWF – db_03_o7_FormatDbCells.htm
- ZADANIE:
vytvoriť jednotlivé vzorce a nakopírovať do celej tabuľky:
Vzorec - do nového stĺpca "BezZlavy": J_cena * Mnozstvo
- kopírovať vzorec do ostatných buniek // ako: ťahanie, dblClick, ^+end,
Vzorec - do nového stĺpca "S dph": BezZlavy * %dph
- percento dph – demonštrovať absolútny / relatívny odkaz
- pomenovaná oblasť: jedna bunka, rozsah (% DPH - PercDph, CelkomBezZlavy)
- F3 – použiť pomenovanú oblasť do vzorca
- RIEŠENIE (XL 07 – SK):
1. Vytvorte názvy stĺpcov v bunkách AB4 až AD4 (Bez_Zlavy, Celkom_s_Dph, Rok_Mesiac)
2. Percento DPH – do bunky AC1 zadajte hodnotu 0,19 a naformátuje ako percento,
3. Bez_Zlavy – do bunky AB4
zadajte vzorec =W4*X4,
(TIP: adresy buniek nie nutné písať manuálne,
pri tvorbe vzorca stačí na zdrojovú bunku kliknúť myšou, t.j. napísať =, kliknúť na W4,
napísať *, kliknúť na X4)
4. Celkom_s_Dph – do bunky AC4
zadajte vzorec
=AB4*(1+$AC$1),
(VŠIMNITE SI: Adresa bunky pre %DPH je písaná so
znakmi $ – absolútny odkaz, AB4 –
bez „dolára“ relatívny odkaz, t.j. pri kopírovaní vzorca na ľubovoľnú
pozíciu bude vzorec odkazovať vždy na bunku AC1, prvá časť vzorca sa
zmení relatívne, podľa novej pozície vzorca)
(TIP: znak $ nie nutné písať manuálne, pri tvorbe vzorca stačí
stlačiť kláves F4)
5. Skopírovať vzorce (ak sa
nevygenerovali automaticky) v bunkách AB4 a AC4 do
celej tabuľky: označiť bunky AB4:AC4,
ťahať čierny úchyt pod bunkou AC4 až po bunky AB2148:AC2148
ALTERNATÍVA 1: dvojklik na čiernom
úchyte, !!! musí byť kontinuálna oblasť
ALTERNATÍVA 2 - kopírovaním: CRTL + C, CRTL + SHIFT + END, CTRL + V,
6. Skopírovať formát stĺpcov W:X, do stĺpcov AB, AC:
označiť stĺpce W:X, kliknúť na ikonu
kópie formátu 
na paneli nástrojov Standard (Štandard), označiť stĺpce AB:AC,
7. TIP: Ak by ste bunku AC1
pomenovali (priestor nad záhlavím riadkov) názvom PercDph, bude sa
vo vzorci chovať ako absolútny odkaz.
POZNÁMKA: Písanie každého vzorca začína znamienkom = (ROVNÁ SA).
- VIDEO:
WMV – db_04_o7_Formulas.wmv,
SWF – db_04_o7_Formulas.htm
· 5) Jednoduchá funkcia, obnova zdrojových údajov
- ZADANIE:
vytvoriť jednotlivé vzorce a nakopírovať do celej tabuľky
otestovať automatické vygenerovanie dodatočných vzorcov pri obnove zdrojových údajov
Vzorec RokMesiac / stĺpec AD, posledný stĺpec
- textové funkcie =TEXT(...)
- !!! POZOR !!! – Ak sa VZORCE VYTVORIA V STĹPCOCH VĽAVO od tabuľky externých údajov – vzorec sa automaticky NESKOPÍRUJE pri obnove údajov
Mazať všetko od riadku 10
- CTRL+SHIFT+ šípka dole, SHIFT+ medzerník, CRT+ mínus na num.kláv
„ReFresh“ zdrojových údajov
!!! POZOR !!! ak sú vo vzorcoch použité POMENOVANÉ OBLASTI, pri obnove údajov sa nevygenerujú korektne
- RIEŠENIE (XL 07 – SK):
1. Rok_Mesiac – postaviť sa do bunky AD5,
2. Kliknutím na ikonku 
spustiť
dialóg Insert Function (Vložiť funkciu),
3. Vybrať kategóriu Text (Text), funkciu TEXT, stlačiť OK,
4. V dialógu Function
Arguments (Argumenty funkcie),
do poľa Value (Hodnota) S5 (ShippedDate),
do poľa Format_text - "YYYY.MM" (!!!
Vrátane úvodzoviek),
5. Skopírovať vzorec do celého stĺpca
(viď bod 4.5)
- VIDEO:
WMV – db_05_o7_FunctionText.wmv,
SWF – db_05_o7_FunctionText.htm
- ZADANIE:
pridať na panel nástrojov Rýchly prístup ikonku pre filtrovanie
vyfiltrovanie tabuľky podľa stĺpca
RokMesiac / stĺpec AD, hodnota 1996-07
- RIEŠENIE (XL 07 – SK):
1. Záložka Údaje /skupina Zoradiť a filtrovať / kliknúť na ikonku Filter
2. Klik pravým tl. myši na ikonku Filter a v lokálnej ponuke vybrať Pridať na panel ...,
3. Kliknutím na ikonku Filter (hlavný panel alebo panel rýchleho spustenia) zapnúť autofilter,
4.
Kliknutím na
šípku pri názve RokMesiac z rozbaľovacieho zoznamu zrušiť zaškrtnutie „(vybrať
všetko)“ a vybrať
pri hodnotu „1996-07“
- VIDEÁ:
WMV – db_06_o7_AutoFilter.wmv
SWF – db_06_o7_AutoFilter.htm
· 7) Porovnanie funkcií SUM verzus SUBTOTAL pri použití filtra
- ZADANIE:
použitie funkcií sumáru (SUM a SUBTOTAL) pri zapnutom a vypnutom filtri údajov
- RIEŠENIE (XL 07 – SK):
1.
Postaviť sa na
bunku AB1
a kliknúť na
ikonku sumarizácie 
, výsledok: =SUM(AB4:AB2148)
(TIP: po zobrazení funkcie =SUM(), klik na AB4, CTRL + SHIFT + šípka dole), ENTER),
2. Kliknutím na ikonku
spustiť
dialóg Insert Function (Vložiť funkciu),
3. Vybrať kategóriu Matematické, funkciu SUBTOTAL, stlačiť OK,
4.
Zadať
parametre funkcie
(TIP 1: pre zobrazenie popisu parametrov kliknúť
na hyperlink „Pomocník pre túto funkciu“
v spodnej časti dialógu),
(TIP 2: po zobrazení funkcie =SUBTOTAL(9;), klik na AB4, CTRL + SHIFT + šípka dole), ENTER),
5. Zapnúť AutoFilter a vyfiltrovať hodnotu „1997.05“
6. Vypnúť AutoFilter
7.
Porovnať
výsledky funkcií pri zapnutom a vypnutom filtri,
POZNÁMKA: Všimnite si, že po vypnutí
autofiltra sa suma v bunke AB1 nezmení,
ale v bunke AB2 sa zmení.
Funkcia SUBTOTAL spracúva
len vyfiltrované údaje.
TIP: pri tvorbe rozsahu pre vzorec majte na pamäti budúcu aktualizáciu zdroja údajov. Preto je i vzorec so sumármi nad zoznamom dát.
- VIDEO:
WMV – db_07_o7_SUM_vs_SUBTOTAL.wmv,
SWF – db_07_o7_SUM_vs_SUBTOTAL.htm
· 8) Zoskupiť / Oddeliť detaily (Group / Ungroup)
- ZADANIE:
pridať na panel nástrojov Rýchly prístup ikonky pre zoskupovanie údajov (Data / Group – Ungroup)
zoskupiť stĺpce E:J, L:P a T:V
zobraziť a skryť detaily pre jednu skupinu, následne pre všetky skupiny naraz
- RIEŠENIE (XL 07 – SK):
1.
Pridať na
panel nástrojov„Rýchly prístup“: záložka
Údaje /skupina Prehľad / kliknúť pravým tl.myši na ikonku Zoskupiť
a v lokálnej
ponuke vybrať Pridať na panel ...,
2. analogicky ako bod 1 pre ikonku Oddeliť,
3. označte stĺpce E:J a kliknite na novo pridanú ikonku Zoskupiť (Group),
4. zopakovať so stĺpcami L:P a T:V,
5.
kliknutím na
ikonku 
nad zoskupenými stĺpcami
sa definovaná oblasť skryje, kliknutím na 
sa znovu zobrazí,
6.
kliknutím na
ikonku 
sa zoskupia všetky
skupiny naraz, kliknutím na 
sa všetky skupiny naraz
zobrazia.
POZNÁMKA: definované zoskupenia nemožno použiť pri zamknutom zošite.
- VIDEO:
WMV – db_08_o7_GRP_unGRP.wmv,
SWF – db_08_o7_GRP_unGRP.htm